Für fast jedes Werkzeug, das ein Betrieb heute im Abo bezahlt, gibt es eine Open-Source-Variante, die dieselbe Arbeit macht. Team-Chat, Ticketsystem, Datenbank, Dokumentenablage, Automatisierung, Website, ein Zugang zu Sprachmodellen. Alles davon läuft auf einem Server, der ab acht Euro im Monat kostet, unter Ihrer Domain, mit Ihren Daten im Haus.
Ich richte diese Werkzeuge ein. Das ist die Arbeit eines Open-Source-Dienstleisters, und ich sage Ihnen gleich zu Beginn, was ich dabei gelernt habe: Sie ist der kleinere Teil. Die Werkzeuge stehen in Stunden. Die Abläufe darin brauchen Wochen. Wer nur die Werkzeuge nimmt, ist nach drei Monaten enttäuscht, und das zu Recht.
Klein anfangen, pragmatisch anfangen
Die erste Stufe kostet wenig, und das ist ihr Sinn. Bevor jemand über Individualsoftware oder KI nachdenkt, lohnt sich der Blick auf das, was es fertig gibt:
| Statt | Läuft bei Ihnen |
|---|---|
| Slack, Teams-Chat | Mattermost |
| Zendesk, Freshdesk | FreeScout |
| Airtable, Excel als Datenbank | NocoDB |
| Zapier, Make | n8n |
| Aktenordner, Dokumente in Mailanhängen | Paperless-ngx |
| Website-Baukasten im Abo | Ghost |
| CRM-Abo | Twenty |
| Mailchimp | Keila |
| ChatGPT für alle, ohne Kontrolle | Open WebUI mit eigenem oder gemietetem Modell |
| Einzel-Logins für jedes Werkzeug | Authentik, ein Login für alles |
Über 25 solcher Werkzeuge habe ich fertig konfiguriert, mit Backups, Updates und einem gemeinsamen Login. Die Konfigurationen liegen offen auf GitHub. Ein Betrieb mit zwanzig Leuten ersetzt damit typischerweise Abos im Wert von einigen hundert Euro im Monat durch einen Server für acht bis vierzig Euro. Eingerichtet ist das in kürzester Zeit. Sie übernehmen, ich bleibe auf Wunsch im Hintergrund.
Das ist Stufe zwei auf der Leiter der digitalen Unabhängigkeit: Werkzeuge im eigenen Haus, frei von Lizenzen, die nächstes Jahr teurer werden. Wer hier anfängt, hat den größten Hebel zum kleinsten Preis.
Warum das allein enttäuscht
Ich habe es oft genug gesehen: Das Ticketsystem läuft, und die Anfragen kommen weiter per E-Mail. Die Datenbank steht, und die Liste lebt weiter in der Tabelle, die alle kennen. Der Chat ist da, und die Absprachen laufen weiter über Zuruf.
Das liegt an keinem der Beteiligten. Ein Werkzeug ändert keinen Ablauf. Es bietet einen Ort an, und der Ablauf entscheidet, ob er dorthin zieht. Solange niemand hinschaut, wie die Arbeit tatsächlich läuft, bleibt der neue Ort leer, und nach drei Monaten sagt jemand: Hat nichts gebracht.
Deshalb ist bei mir die Einrichtung der Werkzeuge der Anfang, und nie das Angebot.
Die eigentliche Arbeit: die eigenen Abläufe betrachten
Nach den Werkzeugen kommt der Teil, der den Unterschied macht. Man setzt sich in den Betrieb und schaut zu. Wie kommt eine Anfrage herein, wer tippt sie wohin, wie oft wird dieselbe Information ein zweites Mal erfasst, wo wartet ein Vorgang auf eine einzelne Person. Zwei Tage reichen, um das zu sehen, wenn man beobachtet statt fragt. Genau das ist die Digitale Bestandsaufnahme.
Dann kommt die Digitalisierung, Schritt für Schritt, mit genau diesen günstigen Werkzeugen. Die Anfrage landet im Ticketsystem, weil das E-Mail-Postfach dorthin weiterleitet. Die Stammdaten liegen in der Datenbank, und die Tabelle, die alle kennen, liest daraus. Die Übergabe an den Kollegen ist ein Statuswechsel, kein Zuruf. Die Automatisierung dazwischen läuft in n8n, mit festen Regeln, jeder Schritt nachvollziehbar. Aus meiner Erfahrung ist etwa ein Drittel der Büroarbeit auf diese Weise automatisierbar, ohne dass irgendwo KI vorkommt.
Jeder Schritt bekommt eine Zahl: Was hat der Vorgang vorher gekostet, was kostet er jetzt. Das ist die Grundlage für alles Weitere, und es ist der Teil, für den ich bezahlt werde.
Wenn es Früchte trägt: die Entscheidung
Nach ein paar Monaten liegt etwas auf dem Tisch, das vorher fehlte: Erkenntnis. Man weiß, welcher Ablauf wirklich Zeit frisst, welcher mit Standardwerkzeugen gut läuft, und wo das Werkzeug an seine Grenze kommt.
Dann gibt es zwei ehrliche Antworten, und beide sind gut.
Die erste: Es reicht. Die Werkzeuge tragen den Ablauf, die Leute arbeiten damit, der Server kostet acht Euro. Dann bleibt es dabei, und ich bin froh darüber. Individualsoftware baue ich nur für das, was an einem Betrieb wirklich individuell ist.
Die zweite: Ein Kern des Ablaufs ist nirgends zu kaufen. Die Regel, wann ein Angebot nachgefasst wird. Die Reihenfolge, in der ein Auftrag durchs Haus geht. Ein Portal, in dem Kunden ihre Vorgänge selbst sehen. Dann wird genau dieser Kern Software, in drei Wochen, zum Festpreis, und er läuft auf demselben Server, neben den Werkzeugen, die bleiben.
KI kommt in dieser Reihenfolge zuletzt, und zwar dort, wo feste Regeln zu kurz greifen. Wer die ersten Stufen übersprungen hat, hat für KI weder die Daten noch die Abläufe, auf denen sie arbeiten könnte.
Was das kostet
| Schritt | Preis |
|---|---|
| Server | ab 8 € im Monat, gemietet in Deutschland oder bei Ihnen |
| Werkzeuge einrichten, übergeben, betreuen (OrgOps Basic) | im Gespräch, abhängig von Umfang |
| Zwei Tage Bestandsaufnahme im Betrieb | 1.900 € fest |
| Ihre Software in drei Wochen | 20.000 € fest |
Jeder Schritt steht für sich. Keiner verpflichtet zum nächsten. Wer nur den Server und die Werkzeuge will, bekommt genau das.
Der erste Schritt
Wenn Sie wissen wollen, welche Ihrer Abos sich durch Werkzeuge im eigenen Haus ersetzen lassen, gibt es dafür einen Rechner: den Stack-Check, zwei Minuten. Wenn Sie schon wissen, dass es weniger um Werkzeuge und mehr um Abläufe geht: zwei Sätze per Nachricht genügen mir, und wir schauen in dreißig Minuten gemeinsam drauf.
